Prawidłowe rozliczanie kosztów związanych z podróżami służbowymi pracowników (delegacje) - najnowsze zmiany i orzecznictwo w 2025 r.

1. Zasady wypłaty diety i ryczałtów po zmianach oraz nowe zasady ich wyliczania:

• dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom;
• dieta zagraniczna - kiedy i czy zawsze?
• Zasady wypłacania i zmiany ryczałtów wypłacanych pracownikom;
• limity ryczałtów za noclegi zagraniczne;
• limit za noclegi krajowe - zasady stosowania
• NOCLEG ZE ŚNIADANIEM- problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne;
• problemy praktyczne związane z wypłacaniem diet, w tym posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu itp.

2. Rozliczanie podróży służbowej:

• Druk delegacji - z miejsca zamieszkania
• Podróż zagraniczna do kilku państw;
• moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej - problemy praktyczne;
• wyjazd do kilku państw - dotychczasowe uregulowania a nowe zasady;
• praktyczne problemy związane z wyjazdami zagranicznymi po zmianach, np. moment przekraczania granic, zasady ustalania diet za pobyt w danym państwie;

3. Dokumenty związane z rozliczaniem podróży służbowych i oddelegowania:

• polecenie wyjazdu służbowego - obowiązki formalne dokumentu - kto i kiedy podpisuje;
• skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy;
• potwierdzenie pobytu pracownika w danym miejscu jako dodatkowy obowiązek nie wynikający z przepisów prawa pracy;
• rozliczenie wyjazdu - wymagania formalne, w tym zatwierdzenia formalne, merytoryczne i do wypłaty;
• dokumenty podpinane pod rozliczenie delegacji - problemy praktyczne rozliczania faktur zagranicznych, paragonów, rachunków na osobę fizyczną (pracownika);
• data rozliczenia delegacji a moment poniesienia kosztu uzyskania przychodów pracodawcy;
• oświadczenia i zgłoszenia składane do właściwych organów zagranicznych i w Polsce w przypadku oddelegowania

4. Najnowsze orzecznictwo i interpretacje podatkowe:

• rozliczanie kosztów leczenia za granicą
• opłaty za autostradę i parking jako wydatki nie stanowiące kosztów uzyskania przychodów - czy najnowsze interpretacje podatkowe mają uzasadnienie prawne?;
• rozliczanie podróży służbowych w razie braku zaliczki;
• ZALICZKA A ROZLICZENIE DELEGACJI w walucie obcej;
• nowe uregulowania związane z przeliczaniem waluty obcej na złote polskie;
• Ubezpieczenia w trakcie podróży służbowych a możliwość zaliczenia w KUP;
• Obowiązek posiadania badań lekarskich przez ?osoby korzystające z samochodu w celach służbowych? - kto i kiedy powinien posiadać badania, podmioty sprawdzające wykonania obowiązku.

5. Samochód a pracownik w 2025 r. - samochód prywatny w celach służbowych:

• Rozliczanie samochodu w podróży służbowej;
• Kilometrówka - co obejmuje;
• Dodatkowe koszty ponoszone przez pracownika;
• Umowa na jazdy lokalne - zasady rozliczeń;
• Rozliczanie samochodu o osób do 26 roku życia.

6. Samochód służbowy udostępniony pracownikowi:

• Zryczałtowany dochód: 400,00 zł. lub 250,00 zł. - ZMIANA zasad w ramach Polskiego Ładu ;
• Kwota dochodu za udostępnienie samochodu czy też za paliwo? - najnowsze orzecznictwo,
• Podatek a ZUS;
• Zasady naliczania ryczałtu
• Faktura na pracownika jako alternatywna forma rozliczeń;
• wydatki na samochód w części przeznaczonego na cele prywatne - rozliczenie;
• używanie samochodu przez osobę do 26 roku życia