Rozliczanie podróży służbowych pracowników (delegacje) w 2024 r.

1. Dokumenty związane z rozliczaniem podróży służbowych i oddelegowania:

• pojęcie podróży służbowej;
• podróż służbowa a jazda lokalna - różnice
• polecenie wyjazdu służbowego - obowiązki formalne dokumentu - kto i kiedy podpisuje;
• skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy;
• potwierdzenie pobytu pracownika w danym miejscu jako dodatkowy obowiązek nie wynikający z przepisów prawa pracy;
• druk delegacji - z miejsca zamieszkania lub z miejsca pracy
• podróż zagraniczna do kilku państw;
  • moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej - problemy praktyczne;
  • wyjazd do kilku państw - dotychczasowe uregulowania a nowe zasady;
  • praktyczne problemy związane z wyjazdami zagranicznymi po zmianach, np. moment przekraczania granic.

2. Rozliczanie podróży służbowej:

• rozliczenie wyjazdu - wymagania formalne, w tym zatwierdzenia formalne, merytoryczne i do wypłaty;
• dokumenty podpinane pod rozliczenie delegacji - problemy praktyczne rozliczania faktur zagranicznych, paragonów, rachunków na osobę fizyczną (pracownika);
• oświadczenie o braku dokumentu i wysokości poniesionego wydatku - zasady stosowania;
• oświadczenie o wysokości diet i ryczałtów - w których przypadkach stosowane?
• data rozliczenia delegacji a moment poniesienia kosztu uzyskania przychodów pracodawcy;
• oświadczenia i zgłoszenia składane do właściwych organów zagranicznych i w Polsce w przypadku oddelegowania

3. Świadczenia wypłacane z tytułu podróży służbowej:

• dieta krajowa;
• dieta zagraniczna;
• ryczałt na dojazdy, ryczałt za noclegi, limit noclegowy;
• zasady wyliczenia diet w przypadku podróży służbowej;
• dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom;
• NOCLEG ZE ŚNIADANIEM- problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne;
• problemy praktyczne związane z wypłacaniem diet, w tym posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu, wyższa dieta niż wynikająca z Rozporządzenia; dieta krajowa w przypadku wyjazdu za granicę.

4. Rozliczanie samochodów prywatnych wykorzystywanych w podróży służbowej:

• stawka za 1 km przebiegu pojazdu prywatnego używanego w celach służbowych;
• jazda zamiejscowa a jazda lokalna;
• samochód prywatny własny, pożyczony, samochód służbowy;
• wydatki dodatkowe związane z samochodem a stawka za 1 km przebiegu;
• rozliczanie samochodów elektrycznych;
• dodatkowe badanie lekarskie - czy konieczne?
• Przejazd samochodem a czas pracy kierowcy - najnowsze kontrole PIP.

5. Pakiet mobilności a rozliczanie zagranicznych podróży służbowych przez kierowców:

• Założenia dyrektywy i przepisów krajowych;
• Odbywanie podróży służbowych przez kierowców przed i po zmianie;
• Zasady związane z tzw. pakietem mobilności;
• Zakaz stosowania diet w zagranicznych podróżach służbowych kierowców;
• Pojęcie oddelegowania i zasady rozliczania oddelegowania;
• 30% kwoty diety wolnej od opodatkowania - zasady wyliczeń;
• Zwolnienia na gruncie ZUS;
• Rozliczanie podróży służbowych krajowych kierowców.