Kompleksowe rozliczanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych oraz użytkowania pojazdów w delegacjach i jazdach lokalnych - praktyczne zasady, stawki 2026 i optymalizacja kosztów. Część II

I DZIEŃ - PODRÓŻ KRAJOWA I ZMIANY DIET. DOSTĘPNE NAGRANIE

Dokumenty związane z rozliczaniem podróży służbowych i oddelegowania:

• polecenie wyjazdu służbowego - obowiązki formalne dokumentu - kto i kiedy podpisuje;
• skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy;
• potwierdzenie pobytu pracownika w danym miejscu jako dodatkowy obowiązek nie wynikający z przepisów prawa pracy;
• dokumenty podpinane pod rozliczenie delegacji - problemy praktyczne rozliczania paragonów w tym bez NIP kupującego, rachunków na osobę fizyczną (pracownika);
• data rozliczenia delegacji a moment poniesienia kosztu uzyskania przychodów pracodawcy;
• oświadczenia i zgłoszenia składane do właściwych organów w Polsce w przypadku podróży służbowej i oddelegowania;
• brak terminowego rozliczenia - skutki praktyczne.

Rozliczanie podróży służbowej:

• Druk rozliczenia delegacji krajowej;
• Rozliczenie z miejsca zamieszkania czy z miejsca pracy?
• moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej - problemy praktyczne;
• rozliczenie delegacji w papierze czy elektroniczne?
• Zatwierdzenie merytoryczne i formalne;
• Kto wypełnia rozliczenie delegacji - pracownik czy pracodawca?
• Pozostanie przez pracownika w miejscu docelowym - jak rozliczyć?

Zasady wypłaty diety krajowej i ryczałtów: ZMIANA diet

• Czas trwania podróży krajowej - sposoby liczenia;
• dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom;
• zapewnienie posiłków ponad wysokość diety a przychód pracownika;
• spotkanie biznesowe z posiłkiem;
• śniadanie w ramach noclegu - zasady rozliczeń
• Zasady wypłacania i zmiany ryczałtów wypłacanych pracownikom;
• limit za noclegi krajowe - zasady stosowania
• problemy praktyczne związane z wypłacaniem diet, w tym posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu itp.

Pytania uczestników

II DZIEŃ - PODRÓŻ ZAGRANICZNA. 29/05/2026, godzina 9:00 - 11:00

Rozliczanie podróży służbowej:

• Druk delegacji - z miejsca zamieszkania
• moment rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej - problemy praktyczne;
• wyliczanie czasu podróży krajowej przy podróży zagranicznej - czy konieczne?
• wyjazd do kilku państw - dotychczasowe uregulowania a nowe zasady;
• praktyczne problemy związane z wyjazdami zagranicznymi po zmianach, np. moment przekraczania granic, zasady ustalania diet za pobyt w danym państwie.

Dokumenty związane z rozliczaniem podróży służbowych i oddelegowania:

• polecenie wyjazdu służbowego - obowiązki formalne dokumentu - kto i kiedy podpisuje;
• skutki prawne wyjazdu bez polecenia pracodawcy;
• potwierdzenie pobytu pracownika w danym miejscu jako dodatkowy obowiązek nie wynikający z przepisów prawa pracy;
• rozliczenie wyjazdu - wymagania formalne, w tym zatwierdzenia formalne, merytoryczne i do wypłaty;
• dokumenty podpinane pod rozliczenie delegacji - problemy praktyczne rozliczania faktur zagranicznych, paragonów, rachunków na osobę fizyczną (pracownika);
• data rozliczenia delegacji a moment poniesienia kosztu uzyskania przychodów pracodawcy;
• oświadczenia i zgłoszenia składane do właściwych organów zagranicznych i w Polsce w przypadku oddelegowania

Zasady wypłaty diety i ryczałtów po zmianach oraz nowe zasady ich wyliczania:

• dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom;
• dieta zagraniczna - kiedy i czy zawsze?
• Zasady wypłacania i zmiany ryczałtów wypłacanych pracownikom;
• limity ryczałtów za noclegi zagraniczne;
• limit za noclegi krajowe - zasady stosowania
• NOCLEG ZE ŚNIADANIEM- problemy praktyczne i możliwe rozwiązania faktyczne;
• problemy praktyczne związane z wypłacaniem diet, w tym posiłek z kontrahentem, obiad na szkoleniu itp.

Najnowsze orzecznictwo i interpretacje podatkowe:

• rozliczanie kosztów leczenia za granicą
• rozliczanie podróży służbowych w razie braku zaliczki;
• ZALICZKA A ROZLICZENIE DELEGACJI w walucie obcej;
• nowe uregulowania związane z przeliczaniem waluty obcej na złote polskie;
• Ubezpieczenia w trakcie podróży służbowych a możliwość zaliczenia w KUP;

Pytania uczestników.

III DZIEŃ ROZLICZANIE SAMOCHODÓW. 08/06/2026, godzina 11:30 - 13:30

Proponowane zmiany w zakresie podróży służbowych - projekt rozporządzenia w zakresie tzw. kilometrówki:

• zmiana stawek za 1 km przebiegu;
• uregulowania dotyczące aut hybrydowych;
• rozliczenia aut elektrycznych i wodorowych;
• zasady rozliczeń kilometrówki - czy ulegną zmianie?
• Planowana data wejścia w życie rozporządzenia.

Korzystanie z samochodu prywatnego w celach służbowych - zasady:

• Podróż służbowa a jazdy lokalne - różnice;
• Obowiązkowa umowa na jazdy lokalne;
• Obowiązkowy wniosek przed podróżą służbową;
• Badania lekarskie - kiedy obowiązkowe?
• Rozliczanie samochodu w podróży służbowej;
• Kilometrówka - co obejmuje, czy także opłatę za autostradę? Parking?;
• Błędy w rozliczenia samochodu a kontrole US, ZUS, PIP - przykłady praktyczne.

Samochód rozliczany w podróży służbowej i jazdach lokalnych:

• Samochód służbowy i koszty ponoszone a KUP;
• Samochód wynajęty w kraju i za granicą - zasady rozliczeń;
• Samochód o wartości powyżej 150 tys i 225 tys zł. - zasady rozliczeń najmu, kosztów używania;
• Dodatkowe koszty ponoszone przez pracownika, w tym parking, opłaty za autostradę;
• Kilometrówka na potrzeby podróży służbowej a EPP na potrzeby podatku VAT i KUP;
• Ilość przejechanych kilometrów - kontrole US.

Samochód służbowy udostępniony pracownikowi:

• Zryczałtowany dochód: 400,00 zł. lub 250,00 zł. - ZMIANA zasad w ramach Polskiego Ładu ;
• Kwota dochodu za udostępnienie samochodu czy też za paliwo? - najnowsze orzecznictwo,
• Podatek a ZUS;
• Zasady naliczania ryczałtu
• Faktura na pracownika jako alternatywna forma rozliczeń;
• wydatki na samochód w części przeznaczonego na cele prywatne - rozliczenie;
• używanie samochodu przez osobę do 26 roku życia

Pytania uczestników.