KSeF w praktyce - szkolenie dla działów księgowości, sprzedaży i zakupów

DZIEŃ I - ZASADY DLA KSIĘGOWYCH 06/03/2026 godzina 14:00-16:00

Zmiany wprowadzone do systemu KSeF od lipca 2025 r.

• Wydłużenie okresu wdrażania dla podmiotów małych - kto jest objęty zmianą? Jaki jest okres wdrożenia KSeF dla tych podmiotów?
• Pojęcie OFF24 - czego dotyczy?
• Faktury typu RR, faktury dla osób fizycznych - możliwość ich wysyłania
• Brak sankcji do końca 2026 r. za błędy w wysyłaniu faktur
• Wprowadzenie możliwości wysyłania faktury elektronicznych, papierowych obok faktur ustrukturyzowanych
• Dwa numery NIP - sprzedającego i odbierającego fakturę - czy konieczne?
• Schema nr 3 - zmiany w odniesieniu do poprzednich wersji faktur ustrukturyzowanych
• Możliwość wysyłania załączników do faktur - dla kogo możliwość? W jakiej formie?
• Certyfikaty KSeF - nowa forma związana z funkcjonowaniem systemu
• Inne zmiany a ich skutki praktyczne dla podatników

Problemy praktyczne związane z wdrażaniem KSeF

• Czy można wysyłać faktury wcześniej? Czy należy mieć zgodę drugiej strony? Czy można wysyłać niektóre faktury do KSeF?
• Sposoby wysyłania faktur ustrukturyzowanych
• W jaki sposób wysyłać faktury: paczka, każda faktura osobno,
• Nr faktury nadany w KSeF - stosowany w rejestrach, księgach, przelewach - zasady
• Kto ponosi odpowiedzialność w zakresie KSeF
• Jak przechowywać faktury? Ile czasu? Jaki jest okres przedawnienia kontroli?
• Jak wysyłać załączniki do faktur? Czy istnieje możliwość wysyłania poprzez KSeF?
• Inne dokumenty a KSeF: faktura uproszczona, e-paragon, dokument wewnętrzny

Sankcje karne dotyczące faktur - przypadki karania

• Faktury wystawione przez podmiot nieistniejący
• Faktury stwierdzające czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności
• Faktury podające kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością
• Faktury potwierdzające czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i art. 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności
• Brak wysyłania faktur do KSeF a możliwe sankcje - od kiedy i dla kogo?

Zalecane zapisy przy umowach

• Ustalenie sposobu otrzymywania załączników do faktury
• Zatwierdzanie zakupów do zapłaty bez dokumentów podłączonych pod fakturę
• Zapłata na podstawie prawidłowo wystawionej i otrzymanej faktury - co obecnie oznacza?
• Rozliczanie i zasady wystawiania refaktur, faktur za usługi ciągłe

Pytania uczestników

DZIEŃ II - DZIAŁ SPRZEDAŻY 25/03/2026 godzina 14:00-16:00

Problemy merytoryczne związane z fakturowaniem a KSeF

• Sposoby sprawdzania kontrahenta: Biała lista, KRS, CEiDG
• Weryfikacja transakcji: kto złożył zamówienie, kto zapłacił a na kogo jest wystawiana faktura
• Pojęcie należytej staranności w zakresie sprawdzania kontrahentów
• Wystawienie faktury na podmiot nieistniejący
• Błędny NIP a umieszczenie faktury w KSeF
• Obowiązek podatkowy a zasady wystawiania faktur i wysyłania ich do KSeF
• Możliwość wystawienia faktury 60 dni przed transakcją co oznacza w praktyce?
• Przyczyny praktyczne antydatowania faktury: terminy umowne na wystawianie faktur, otrzymanie danych po terminie, protokół odbioru podpisany/dostarczony z opóźnieniem
• Sposoby korygowania błędów na fakturze - faktura korygująca lub nota korygująca
• Czy nota korygująca zostanie po wprowadzeniu KSeF?
• Zmiana danych i wysyłka ponownie oraz niszczenie starych dokumentów czy jest prawidłowym postępowaniem?
• Brak danych fakultatywnych na fakturze (błędny termin płatności, brak nr zamówienia itp.) jako przyczyny podmiany faktur

Dane faktury - najczęściej pojawiające się błędy

• Obowiązkowe elementy faktury, w tym nazwa towaru lub usługi a usługa kompleksowa, stawki VAT, kurs faktury wystawionej w walucie obcej
• Opcjonalne elementy faktury - jako obowiązkowe w niektórych przypadkach, w tym podstawa zwolnienia, MPP, odwrotne obciążenie, metoda kasowa - co jeśli nie są wpisane?
• Dobrowolne elementy faktury, w tym termin płatności, rachunek bankowy, stopka - co po wprowadzeniu KSeF?
• Rachunek bankowy nie zgłoszony na Białej Liście - konsekwencje praktyczne

Szczególne rodzaje faktur a KSeF

• Stosowanie duplikatu obecnie a po wdrożeniu KSeF - czy będzie możliwe?
• Faktura zaliczkowa a faktura końcowa a zmiany w tym zakresie wprowadzone SLIM VAT-3
• Zakaz korygowania faktury zaliczkowej w celu wystawienia faktury końcowej
• Korekty techniczne - prawidłowe rozliczanie skonta, anulowania faktury, zmiany danych kontrahenta
• Faktura wewnętrzna czy będzie wysyłana do KSeF?
• Faktura typu WDT, eksport towarów, świadczenie usług dla podmiotu zagranicznego

Pytania uczestników

DZIEŃ III - DZIAŁ ZAKUPÓW 30/03/2026 godzina 14:00-16:00

Ogólne założenia systemu i pojęcie faktury

• Czym jest KSeF w związku z odbieraniem faktur
• Pojęcie faktury papierowej, elektronicznej, ustrukturyzowanej
• Nr nadany w KSeF fakturze a zasady rozliczeń
• Format XML a wizualizacja faktury
• Otrzymanie faktury równoznaczne z nadaniem fakturze nr w KSeF

Zasady odbierania faktur

• Faktura Online i Offline a potwierdzanie zakupów
• Obraz faktury a faktura oryginalna - różnice
• Certyfikat kwalifikowany - pojęcie i zasady nadawania
• Kod QR - co to jest i w jakich przypadkach jest stosowany
• Sposoby pobierania kodu QR
• Kod QR a token?
• Osoby uprawnione do występowania w systemie
• Formy płatności: przelew, karta i gotówka - ryzyka związane z rozliczeniami
• Błędnie przesłany dokument (poza KSeF) czy daje prawo do odliczeń podatku VAT
• Jak potwierdzać zakup towarów przy płatnościach przelewem, gotówką, kartą płatniczą
• Co w przypadku gdy faktura zakupu jest wystawiana później niż zakup?
• Obraz faktury wysyłany mailem obok KSeF - czy możliwy?
• Dodatkowe dokumenty do faktury: protokół odbioru prac, załącznik - jak wysyłać po wdrożeniu KSeF?
• Platformy funkcjonujące do pobierania faktur, za media, dla podmiotów stosujących zamówienia publiczne a KSeF
• Wysyłanie faktur a ich przechowywanie

Postępowanie podatnika przy zakupach

• Obowiązkowe podanie nr NIP kupującego przy transakcji zakupu
• Brak możliwości rozliczenia podatkowego paragonu bez NIP, paragonu powyżej 450 zł z NIP, dokumentu wystawionego na osobę fizyczną prywatną
• Faktura Online i offline
• Dowody potwierdzające zakup inne niż faktura ustrukturyzowana, w tym: potwierdzenie zapłaty, KP, paragon niefiskalny, protokół odbioru
• Lista dokonanych zakupów w danym okresie - czy obowiązkowa do rozliczeń się z zakupów przez dokonującego zakupu?
• Nazwa towaru lub usługi jako obowiązkowy element faktury
• Sankcje podatkowe za brak posiadania prawidłowych dokumentów przez podatnika

Pytania uczestników