Dokumentacja pracownicza od 01.01.2019 r.

Z dniem 01.01.2019 roku wchodzą zmiany w zasadach prowadzenia dokumentacji pracowniczej, na które pracodawcy zainteresowani obniżką kosztów pracowniczych powinni przygotować z koniecznym wyprzedzeniem. W roku 2017 weszły nowe przepisy dot. tworzenia aktów wewnętrznych oraz sporządzania i wydawania świadectwa pracy. Część z wprowadzanych zmian jest obligatoryjna, część fakultatywna. Szkolenie ma na celu zapoznanie uczestników z obowiązującymi oraz nowymi regulacjami prawnymi, a także rozwianie wątpliwości dotyczących ich praktycznego stosowania:

• zasady prowadzenia dokumentacji personalnej (w tym akt osobowych) oraz płacowej
• skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika
• zasady digitalizacji dokumentów pracowniczych
• prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej
• zmiany w wydawaniu świadectwa pracy oraz w treści i sposobie jego wypełniania
• archiwizacja dokumentacji pracowniczej
• zmiana w zasadach wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych pracownika

Obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

• podstawy prawne dotyczące do prowadzenia dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy
• sankcje karne za nieprowadzenie lub niezgodne z prawem prowadzenie dokumentacji

Dokumentacja osobowa

• ogólne zasady prowadzenia akt osobowych (części A, B i C, sposób prowadzenia akt osobowych, rodzaje dokumentów, które powinny być przechowywane w aktach osobowych)
• kwestionariusze składane przez kandydata do pracy oraz pracownika
• skierowania na badania oraz orzeczenia o zdolności pracownika do pracy na danym stanowisku
• oświadczenia składane przez pracownika w związku z uprawnieniami rodzicielskimi
• oświadczenia składane przez pracownika w związku z nawiązaniem stosunku pracy (potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy, z ryzkiem zawodowym występującym na stanowisku pracy, potwierdzenie odbycia szkolenia bhp, itd.)
• umowa o pracę - elementy umowy o pracę
• zgłoszenie do PIP zawarcia umowy na czas określony wyłączonej z limitów okresowego i ilościowego (określenie w umowie przyczyny zastosowania wyłączenia, sposób zgłoszenia oraz sankcje karne za niewywiązanie się z obowiązku dokonania zgłoszenia) - od 22.02.2016 r.
• zasady sporządzania informacja o warunkach zatrudnienia
  • sposoby ujęcia zakresu informacji
  • zakres informacji w przypadku wprowadzenia w zakładzie regulaminu pracy lub jego braku - informacja podstawowa i rozszerzona
• dokumentacja czasu pracy
  • potwierdzanie obecności w pracy
  • ewidencja czasu pracy
  • harmonogramy czasu pracy
  • zlecanie pracy w godzinach nadliczbowych
  • rejestracja wyjść prywatnych
  • wnioski pracownika o zastosowanie wobec niego innego systemu czasu pracy
• nowe zasady wnioskowania o uprawnienia rodzicielskie wprowadzone od 02.01.2016 roku
• dokumentacja wykorzystanych urlopów wypoczynkowych oraz innych nieobecności pracownika płatnych i niepłatnych
• dokumentacja związana z powierzeniem pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się
• dokumenty dotyczące wykonywania telepracy
• pozostała dokumentacja kadrowa

Dokumentacja płacowa

• oświadczenia do celów podatkowych
• imienna karta wypłaconego wynagrodzenia
• zgoda pracownika na dokonywanie potrąceń dobrowolnych
• zgoda pracownika na przekazywanie jego wynagrodzenia na rachunek bankowy / wypłaty wynagrodzenia do rąk własnych
• informacje roczne o osiągniętych przychodach
• informacja o wysokości wynagrodzenia osiągniętego przez emeryta i rencistę do celów emerytalno-rentowych

Dokumentacja prowadzona w związku z podpisaniem umów prawa cywilnego

Akta (przepisy) wewnątrzzakładowe

• regulamin wynagrodzeń
• regulamin pracy
• układ zbiorowy pracy
• obwieszczenia
• zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej i związanej z realizacją umów prawa cywilnego

• zasady przekazania do zus wszystkich niezbędnych danych pracowników i zleceniobiorców do ustalenie prawa do świadczeń oraz ich wysokości (imienne raporty miesięczne)
• okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
• szczególne przypadki wydłużenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej
• nowy dokument - raport informacyjny i zasady jego stosowania od 01.01.2019 roku
• dostosowanie definicji konta ubezpieczonego do rozszerzonego zakresu informacji
• prawa ubezpieczonego do możliwości kontroli wysokości zebranych składek i innych informacji przechowywanych w zus

Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej na nowych zasadach od 01.01.2019 r.

• zasady digitalizacja dokumentacji pracowniczej
• obowiązki pracodawcy związane z digitalizacją dokumentacji pracowniczej
• sposób prowadzenia dokumentacji pracowniczej w przypadku zawarcia ponownego stosunku pracy pomiędzy byłym pracownikiem i pracodawcą
• zasady niszczenia dokumentacji pracowniczej po wymaganym okresie przechowywania
• zasady zmiany postaci prowadzenia i przechowania dokumentacji pracowniczej w trakcie trwania stosunku pracy, jak i po jego zakończeniu
• przekazanie dokumentacji pracownikowi

Dokumentacja prowadzona przez agencję pracy tymczasowej i pracodawcę użytkownika

Pozostałe zmiany

• Zmiana formularza wyrejestrowania ubezpieczonego
• Przyjęcie bezgotówkowej formy wypłaty wynagrodzenia i obowiązki pracodawcy z tym związane

Świadectwo pracy po zmianach w 2017 roku

• nowe zasady wydawania świadectwa pracy
• nowa treść świadectwa pracy - szczegółowe omówienie wprowadzonych zmian
• nowe zasady wypełniania świadectwa pracy - zawierania niektórych informacji tylko w uzasadnionych przypadkach
• szczególne przypadki wypełniania świadectwa pracy
• wydawanie świadectw pracy w okresie przejściowym
• nowy projekt dotyczący świadectwa pracy

Zmiany w obowiązku tworzenia regulaminów obowiązujące od 01.01.2017 roku (zwiększenie progu ilości pracowników, od którego pracodawca jest zobowiązany do wprowadzania regulaminu pracy, wynagrodzeń oraz zfśs)